Ejercicio resuelto de Organización de la empresa · Economía

El revolucionario sistema de trabajo para organizar equipos y celebrar éxitos.

Las empresas que utilizan la metodología Agile involucran al cliente desde el principio y someten el proyecto a una evaluación continua, en reuniones cada dos semanas, para resolver con agilidad los problemas en un clima de colaboración

Mariano, Ahijado, El País, 23 de febrero de 2022

Otra forma de trabajar en equipo, por audaz y resolutiva, es posible. La metodología Agile, surgida en empresas de desarrolladores de software hace dos décadas, resulta todavía novedosa para muchas organizaciones. Consiste en fraccionar un gran proyecto que puede extenderse durante meses en pequeñas entregas quincenales.

La tarea se somete a una evolución continua por parte del equipo de trabajo y del cliente, al que se le involucra desde el principio, con el objetivo de romper con cualquier rigidez para acometer cambios puntuales y entregar la solución en fases. A través de este método se va aportando valor de forma incremental, no se alcanza un producto en apariencia perfecto tras meses de desarrollo que en el momento de la entrega pueda resultar obsoleto o inapropiado para los requerimientos del cliente, como les sucedía a veces a los desarrolladores de software antes de poner en marcha esta metodología flexible, rápida, creativa y fundamentada en la mejora continua. Los productos son organismos vivos. La forma de trabajar es ágil.

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Erik Rigola, especialista de marketing y transformación digital en la consultora RocaSalvatella, que liderará el webinar Cómo gestionar un proyecto sin morir en el intento, con Agile, organizado a través de HUB Empresa de Banco Sabadell, destaca la fluidez y la transparencia que se logra con esta metodología: "Hay mucha claridad en lo que se tiene que hacer y en lo que no. Se confía a ciegas en todos los trabajadores. Se funciona como un único ente y se trabaja en equipo de verdad". Y enumera más ventajas: "Se genera cooperación, no competencia. El contacto es mayor entre los empleados. El equipo está motivado. Se anticipan los problemas".

Jonathan Escobar, fundador de la empresa especializada en desarrollar formas de trabajar innovadoras ActioGlobal, coincide: "No es posible desempeñar la metodología Agile si no se crea un clima de confianza. La dirección debe confiar en la capacidad de las personas para entregar el máximo valor al cliente". Y añade de forma concisa: "Alta autonomía y equipos organizados por sí mismos".

Los dos actores principales de la metodología Agile

Esta metodología, flexible y viva, exige una organización detallada. Existen dos figuras cruciales: el product owner (responsable del producto), que habitualmente es el líder del equipo o alguien con capacidad de mando, y el scrum master (experto de la aglomeración o facilitador), que se encarga de que las reuniones se celebren en los tiempos acordados y de que los empleados vayan informando de sus progresos. [.….]

Los periodos de trabajo, cuya duración es de dos semanas, se denominan sprints. [.….]

No tanto el qué sino el para qué

Escobar afirma que la metodología Agile sirve para entender qué quiere conseguir el cliente: "No es tanto crear una página web y entregársela como un producto que ha contratado, sino entender qué busca con esa web. Saber quién va a ser el usuario, las necesidades qué tiene…". El sitio web puede concebirse para comercializar los bienes o los servicios de la empresa o para crear marca o para ofrecer entretenimiento con el objetivo de posicionarse en Internet y en última instancia vender. Para aportar las mejores soluciones, la conversación con el cliente debe ser fluida y se debe tener en cuenta que puede ser cambiante. La evolución es continua y la idea inicial puede acabar por ser desechada y sustituida por una distinta.

Rigola recalca no obstante que la participación del cliente se debe limitar a las reuniones que se celebran cada dos semanas: "Hay que centralizar las dudas, las sugerencias y los cambios al final de cada uno de los sprints". Y añade: "No resulta recomendable que el cliente sobrecargue de emails o de llamadas a la empresa en mitad de los sprints". Como práctica motivadora que es, Rigola aconseja celebrar las victorias que logra el equipo, que sienta que se ha conseguido un avance gracias a esta organización del trabajo. También conviene tener presente que los grupos de trabajo, y de celebración, no deben superar la decena de integrantes. "Si se añaden más empleados, resulta más complicado llevar a cabo la metodología Agile", afirma este experto. "Todos tienen que ser igual de autoexigentes y estar al mismo nivel. No se trata de recibir órdenes por parte de alguien sino de que cada uno sepa la función que le corresponde", añade Rigola. Ya se encargará el product owner de organizar el trabajo y de tomar decisiones en el sprint review.

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Tiene validez en muchos sectores

Si bien la metodología Agile nació en empresas de desarrollo de software, también se puede aplicar en cualquier tipo de organización. Rigola señala que en consultoría o en marketing es tan válida como en una compañía de ingeniería en la que un equipo diseña las piezas y otro departamento se encarga de la parte mecánica. Esta forma de organización permite sincronizar la tarea de ambos grupos de trabajo desde el principio para que los diseñadores no envíen un producto perfecto pero que a la hora de fabricarlo presente dificultades o no cumpla la función para la que se ideó.

La metodología Agile no se pone en marcha de un día para otro. Requiere vencer las reticencias habituales del equipo directivo o de los empleados que la descubren por primera vez y que están acostumbrados a un modelo diferente. Se necesita formar a los trabajadores e igual que lo que preconiza, efectuar las correcciones de forma continua. "De la misma forma que evoluciona un producto, lo hace una organización", afirma Escobar. Se trata de aplicar e ir perfeccionando el modelo, no de esperar a que todos los empleados manifiesten un gran conocimiento de esta metodología.

CONTESTE A LA SIGUIENTE PREGUNTA:

De acuerdo al texto, mencione qué ventajas y desventajas considera que presenta la metodología Agile. [1 punto]

$\mathbf{\text{De}}\mathbf{\text{acuerdo}}\mathbf{\text{al}}\mathbf{\text{texto,}}\mathbf{\text{mencione}}\mathbf{\text{qu}}\acute{\mathbf{\text{e}}}\mathbf{\text{ventajas}}\mathbf{\text{y}}\mathbf{\text{desventajas}}\mathbf{\text{considera}}\mathbf{\text{que}}\mathbf{\text{presenta}}\mathbf{\text{la}}\mathbf{\text{metodolog}}\acute{\mathbf{\text{ı}}}\mathbf{\text{a}}\mathbf{\text{Agile.}}\mathbf{\text{[1}}\mathbf{\text{punto]}}$

La metodología Agile, nacida hace dos décadas en empresas de desarrollo de software, consiste en fraccionar un proyecto largo en pequeñas entregas quincenales, los sprints, sometidas a evaluación continua por el equipo y por el cliente, al que se involucra desde el principio. Sus dos figuras clave son el product owner, responsable del producto y líder del equipo, y el scrum master, que vela por que las reuniones se celebren en los tiempos acordados y por que los empleados informen de sus progresos.

Las ventajas que el texto recoge son las siguientes.

En cuanto al resultado del trabajo, permite entregar la solución en fases y aportar valor de forma incremental, evitando el problema clásico de dedicar meses a un producto aparentemente perfecto que al entregarse resulta obsoleto o inapropiado para lo que el cliente necesitaba. La flexibilidad para acometer cambios puntuales y la mejora continua están incorporadas al método.

En cuanto al equipo, el texto es explícito: se gana fluidez y transparencia, hay mucha claridad en lo que hay que hacer y en lo que no, se confía en todos los trabajadores, se funciona como un único ente, se genera cooperación en lugar de competencia, aumenta el contacto entre empleados, el equipo está motivado y se anticipan los problemas. Se añade la alta autonomía y los equipos organizados por sí mismos, y la práctica motivadora de celebrar las victorias conseguidas.

En cuanto al cliente, la metodología sirve para entender qué quiere conseguir realmente, no solo para entregarle el producto que ha contratado, y la conversación fluida con él permite corregir el rumbo e incluso sustituir la idea inicial por otra distinta.

Y en cuanto a su alcance, aunque nació en el software, es válida en cualquier tipo de organización, desde la consultoría y el marketing hasta la ingeniería, donde permite sincronizar desde el principio el trabajo de equipos distintos, por ejemplo el de diseño y el de fabricación.

Las desventajas o dificultades que el propio texto señala son cuatro.

Exige un clima de confianza y no es posible sin él: la dirección debe confiar en la capacidad de las personas, lo que choca con estilos de dirección más autoritarios.

Requiere una organización detallada y disciplina en los plazos, con roles definidos y reuniones en los tiempos acordados, y limita la participación del cliente a las reuniones de final de sprint; no es recomendable que sobrecargue de correos o llamadas a la empresa en mitad del sprint.

Está limitada por el tamaño del grupo: los equipos no deben superar la decena de integrantes, porque con más empleados resulta más complicado llevarla a cabo. Además, todos han de ser igual de autoexigentes y estar al mismo nivel.

Y no se implanta de un día para otro: hay que vencer las reticencias del equipo directivo y de los empleados acostumbrados a otro modelo, formar a los trabajadores e ir perfeccionando el método de forma continua.